HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYÄ KOSKEVA ILMOITUS (TIETOSUOJAPERIAATTEET)

Tietosuojailmoitus (v3.0)

SOREMARTEC S.A., kotipaikka 16, route de Trèves, 2633 Senningerberg, Luxemburg ("yhtiö"), rekisterinpitäjänä, art. 13:n ja art. 14:n nojalla yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti (asetus (EU) 2016/679) henkilötietojen suojaamisesta ("Asetus"), haluaa ilmoittaa seuraavaa:


1. Henkilötietojen tyypit

Yhtiö käsittelee kuluttajayhteyskeskuksessamme antamiasi tietoja, mukaan lukien etu- ja sukunimesi, syntymäaikasi, puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi, käyntiosoitteesi (tarvittaessa) ja (tarvittaessa) tiedot, jotka kuvaavat meille ilmoittamaasi ongelmaa (mahdollisesti mukaan lukien erityiset henkilötietoluokat, kuten terveyteesi liittyvät tiedot), asetuksen ja muiden sovellettavien kansallisten lakien ja asetusten mukaisesti, mukaan lukien asianomaisen valvontaviranomaisen päätökset (jos sellaisia on).

Kolmansien osapuolten tietoja voidaan antaa vain, jos sinulla on siihen oikeus, esimerkiksi koska olet kolmannen osapuolen laillinen huoltaja tai koska sinulla on kolmannen osapuolen nimenomainen suostumus. Sinä olet yksin vastuussa tällaisesta säännöksestä ja hyväksyt tämän.


2. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeudelliset perusteet

Yhtiö käsittelee antamiasi tietoja harjoittaessaan liiketoimintaansa ja pääasiallisiin tarkoituksiin 1) vastauksen antamiseksi yleisiin kysymyksiisi ja/tai 2) niiden asioiden hoitamiseksi, joista ilmoitat yhtiölle ja/tai 3) yhtiön itsensä puolustamiseksi.

Lisäksi tietoja käsitellään laissa säädettyjen velvoitteiden noudattamiseksi (mukaan lukien muun muassa terveys- ja turvallisuussäännöksistä johtuvat velvoitteet, riita-asioiden käsittely (jos sellaisia on), konsernin sisäinen raportointi, sisäinen tarkastus (turvallisuus, tuottavuus, palvelujen laatu), johdon valvonta sekä sertifiointi.

Tietojasi voidaan käsitellä myös toistuvia arviointeja varten, jotka koskevat sitä, onko yhtiön eettisissä säännöissä vahvistettuja eettisiä ja oikeudellisia vaatimuksia noudatettu.

Kun kysyt yhtiöltä yleisiä kysymyksiä, käsittelemme antamiasi tietoja ehdottoman välttämättömällä tavalla, jotta voimme antaa sinulle vastauksen pyyntösi mukaisesti (Asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).

Jos se on ehdottoman välttämätöntä, jotta yhtiö voi käsitellä asianmukaisesti kysymyksiä tai ongelmia, joista sille ilmoitat, yhtiö voi käsitellä myös erityisiä henkilötietoluokkia (erityisesti terveyteen liittyviä tietoja, kuten tietoja allergisista tai muista tuotteiden haitallisista vaikutuksista jne.), jotka päätät antaa yhtiölle. Yhtiö käsittelee näitä erityisiä henkilötietoluokkia ainoastaan sinun etukäteen antamallasi nimenomaisella suostumuksella.

Tietojen käsittelyyn kaikkia muita lueteltuja tarkoituksia varten ei tarvita suostumustasi, koska yhtiöllä on oikeus käyttää asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c ja f alakohtien mukaisia helpotuksia.


3. Keräys- ja käsittelymenetelmien luonne

Useimmissa tapauksissa, lukuun ottamatta peruskysymyksiä, jotka esitetään kuluttajakontaktikeskuksemme henkilöstölle soitettaessa, rekisteröityjä koskevien henkilötietojen kerääminen on edellytys: muussa tapauksessa on mahdotonta vastata mihinkään tiedusteluusi.

Yhtiö ja ne, joille yhtiö on antanut tehtäväksi tietojen käsittelyn, käsittelevät tietoja pääasiassa sähköisten tai manuaalisten järjestelmien avulla ja noudattaen asetuksessa ja muussa sovellettavassa tietosuojalainsäädännössä edellytettyjä oikeudenmukaisuuden, koskemattomuuden ja läpinäkyvyyden periaatteita säilyttäen samalla asianomaisten henkilöiden yksityisyyden suojan toteuttamalla teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä, joilla varmistetaan riittävä turvallisuustaso (mukaan lukien, mutta ei siihen rajoittuen, estämällä asiattomien henkilöiden pääsy tietoihin - paitsi jos sovellettavassa lainsäädännössä edellytetään pääsyä tietoihin - tai varmistamalla, että pääsy tietoihin palautuu aineellisten onnettomuuksien tai teknisten vahinkotapahtumien jälkeen).


4. Tietojen tallentaminen ja säilyttäminen

Tietoja säilytetään asetuksen ja muiden sovellettavien henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaisesti niin kauan kuin se on tarpeen edellä mainittujen tarkoitusten täyttämiseksi:

• 12 kuukautta, jos kyseessä ovat tiedustelut, jotka eivät liity tuotteidemme laatuun (esim. tietyn tuotteen saatavuus tietyssä maassa) tai jotka liittyvät yrityksemme tuotemerkkejä koskeviin julkaisuihin tai uutisiin liittyviin reaktioihin;
• 24 kuukautta, jos kyseessä on tuotteemme laatuun liittyvä kysely (esim. valitukset tietystä supermarketista ostetun tuotteen tuoreudesta);
• 24 kuukautta, jos olet tyytymätön johonkin palveluumme;
• 10 vuotta, jos kyseessä on vaaratapahtumailmoitus (esim. allergia tai jokin muu haittavaikutus tietyn tuotteen käytön jälkeen).


5. Tietojen luovuttaminen, levittäminen ja siirtäminen

Rajoittamatta velvollisuutta luovuttaa tietoja lakisääteisten tai sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi, tietoja voidaan luovuttaa vero- tai oikeudellisille neuvonantajille, yhtiön yhteistyökumppaneille, julkishallinnolle tai muille julkisyhteisöille, jos se on tarpeen tarjouskilpailujen yhteydessä, sekä henkilöille, joilla on lakien mukaan oikeus vastaanottaa tällaisia tietoja, sekä luxemburgilaisille tai ulkomaisille oikeus- tai muille viranomaisille lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi tai sopimuksesta johtuvien velvoitteiden täyttämiseksi, mukaan lukien puolustautuminen tuomioistuimessa. Yhteystietoja voidaan myös luovuttaa satunnaisesti ja yksittäisistä syistä yhtiön tavarantoimittajille, mukaan lukien - mutta ei tähän rajoittuen - jos on tarpeen tehdä yhteistyötä näiden henkilöiden kanssa palvelujen suorittamiseksi.

Lisäksi tietoja voi käsitellä myös yhtiön sopimus- ja palveluhallinnosta vastaava henkilöstö. Yhtiö voi käyttää myös kolmansia osapuolia tiettyjen henkilötietojen käsittelyä edellyttävien palvelujen suorittamiseen. Tietoja voidaan luovuttaa myös muille "Ferrero-ryhmään" kuuluville yhtiöille - jolla tarkoitetaan yhtiötä ja kaikkia muita yhtiöiden suoraan tai välillisesti omistamia ja/tai niiden määräysvallassa olevia yhtiöitä, jotka ovat milloin tahansa yhtiön omistuksessa tai yhteisessä omistuksessa ja/tai määräysvallassa yhtiön kanssa - jos se on tarpeen ryhmän koordinoinnin ja valvonnan kannalta. Nämä yritykset toimivat tietojen käsittelijöinä noudattaen yhtiön antamia erityisiä ja asianmukaisia ohjeita käsittelymenetelmistä ja turvallisuustoimenpiteistä, jotka on määritelty erityissopimuksissa. Sekä edellä mainittu henkilöstö että kolmannen osapuolen tietojen käsittelijät ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta, tai heitä koskee asianmukainen lakisääteinen salassapitovelvollisuus.

Täydellinen ja ajantasainen luettelo tietojen käsittelijöinä toimivista yrityksistä on saatavissa pyydettäessä tietosuojaosastoltamme osoitteesta privacy@ferrero.com.

Henkilötietoja ei saa levittää. Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin alueen ulkopuolelle. Jos kuitenkin ilmenee tarve siirtää tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolisiin maihin, mukaan lukien sellaisiin maihin, jotka eivät tarjoa riittävää tietosuojaa, yhtiö sitoutuu varmistamaan sovellettavan lainsäädännön mukaisen suojan ja säilyttämisen tason, myös tekemällä erityisiä sopimuksia, mukaan lukien vakiosopimuslausekkeet.

Kopio kolmansien osapuolten tällaisella lausekkeella tekemistä sitoumuksista sekä luettelo Euroopan talousalueen ulkopuolisista maista, joihin henkilötiedot on siirretty (mikäli sovellettavissa), on saatavissa pyynnöstä tietosuojaosastoltamme osoitteesta privacy@ferrero.com.


6. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyillä on asetuksessa (15-21 artikla) säädetyt oikeudet, jotka koskevat siinä tarkoitettua tietojen käsittelyä, mukaan lukien oikeus:

• saada vahvistus häntä koskevien henkilötietojen olemassaolosta ja saada pääsy niihin (oikeus tutustua tietoihin);
• vaatia henkilötietojensa päivittämistä, muuttamista ja/tai oikaisemista (oikaisuoikeus);
• saada poistaa tai rajoittaa sellaisten henkilötietojen käsittelyä, joiden käsittely on lainvastaista, mukaan lukien henkilötiedot, jotka eivät ole enää tarpeen niiden tarkoitusten kannalta, joita varten ne on kerätty tai muuten käsitelty (oikeus tulla unohdetuksi ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen);
• käsittelyn vastustaminen (vastustamisoikeus);
• peruuttaa mahdollisesti aiemmin annettu suostumus, sanotun kuitenkaan rajoittamatta suostumukseen perustuvan käsittelyn laillisuutta;
• tehdä valitus paikalliselle EU:n tietosuojaviranomaiselle tai Luxemburgin tietosuojaviranomaiselle (CNPD osoitteessa https://cnpd.public.lu/en/support/contact.html), jos henkilö uskoo, että yhtiö on käsitellyt hänen tietojaan lainvastaisesti;
• saada sähköisessä muodossa kopio tiedoistaan, jotka on toimitettu yhtiölle sopimuksen puitteissa, ja saada nämä tiedot siirrettyä toiselle rekisterinpitäjälle (oikeus tietojen siirrettävyyteen).

Yhtiö on nimittänyt tietosuojavastaavan. Jos haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksia ja pyytää lisätietoja siitä, miten Ferrero käsittelee tietojasi, lähetä sähköpostia tietosuojaosastollemme seuraavaan osoitteeseen: privacy@ferrero.com.


7. Tarkistukset

Tämä tiedonanto tuli voimaan 15. syyskuuta 2023.

Yhtiö pidättää itsellään oikeuden muuttaa tätä ilmoitusta osittain tai kokonaan tai vain päivittää sen sisältöä esimerkiksi sovellettavan lainsäädännön muutosten vuoksi. Yhtiö ilmoittaa sinulle tällaisista muutoksista heti, kun ne on otettu käyttöön, ja ne ovat sitovia, kun ne on ilmoitettu sinulle.